Vorteile der SFTP-Automatisierung und erste Schritte

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Unternehmen haben bei der Ausgestaltung ihrer Workflows die Wahl zwischen zahlreichen Dateiübertragungsprotokollen. Aber meistens wünschen sie sich einfach eine Lösung zur Automatisierung der Dateiübertragung. Egal ob nur eine Handvoll Dateiübertragungen wöchentlich, hunderte täglich oder gar noch mehr stattfinden: Automatisierung ist immer ein cleverer Schritt für Unternehmen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Dank automatischer Dateiübertragungen entstehen weniger Benutzerfehler, Skripte werden beinahe überflüssig, es fällt weniger Aufwand für die Erstellung und Wartung von Aufträgen an. Und die Hauptsache ist, dass die Dateien zuverlässig da ankommen, wo sie hin sollen.

In Kombination mit Verschlüsselungstechnologien wie Open PGP, GPG oder AES bietet die Automatisierung eine sichere Möglichkeit, Dateien zwischen Mitarbeitern, Kunden, Handelspartnern, Systemen, Anwendungen und Remote-Standorten des Unternehmens auszutauschen. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Anwenderfreundlichkeit und detailliertes Auditing der Datei-Aktivitäten: Viele Gründe sprechen für die sicheren Versionen von FTP-Automatisierungssoftware, mit denen sich die Dateisicherheit und Benutzerproduktivität verbessern lässt.

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Was ist FTP-Automatisierung?

FTP ist das Dateiübertragungsprotokoll der ersten Stunde, mit dem Dateien über ein Transmission Control Protocol (TCP)- und Internet Protocol (IP)-Netzwerk ausgetauscht werden können.

Diese Dateiübertragungsmethode gab es schon vor dem World Wide Web (WWW), und seit ihrer Erfindung hat sich kaum etwas daran verändert. FTP arbeitet mit einem Kanal (Port 21), über den Authentifizierungsbefehle versendet und Bestätigungen empfangen werden. Damit die Daten übertragen werden können, muss das Protokoll jedoch über einen anderen Port – den sogenannten Datenkanal – dynamisch geöffnet werden.

Was ist SFTP-Automatisierung?

Mittels SFTP-Automatisierung können IT-Fachleute den Datenaustausch in ihrem Unternehmen über eine sichere SFTP-Verbindung optimieren. Die Automatisierung kann zahlreiche Transferprozesse verbessern: auszuführende Projekte und Aufgaben, Dateiübertragung, mit Cloud- oder Webdiensten ausgetauschte Daten, sich wiederholende Dateiübertragungen und Dateiverschlüsselung.

Ist eine Software zur Automatisierung der Dateiübertragung installiert, können Administratoren schnell Workflows und Aufgaben einrichten, mit denen die SFTP-Dateiübertragungen vollständig automatisiert werden. Sie können also Datum und Uhrzeit für Ihre Übertragungen einrichten, einen individuellen Flow für Ihr Projekt erstellen und dann Ihre Aufmerksamkeit auf andere geschäftskritische Ziele richten, während die Automatisierungssoftware für Sie arbeitet.

5 Dinge, die Sie vor der Implementierung über FTP wissen müssen

Der aktuelle Markt bietet zahlreiche Automatisierungslösungen zur Dateiübertragung.
Kostenfrei, Open-Source, von der Cloud unterstützt, MFT, EFT ... Die Optionen können überwältigend sein, wenn man nicht genau weiß, was man sucht.

Beachten Sie beim Vergleich aller Lösungen im Internet die folgenden fünf Dinge zum Thema moderne automatische Dateiübertragungssoftware und die Gründe dafür, warum das klassische FTP möglicherweise nicht die beste Lösung für Ihr Unternehmen sein könnte.

1. FTP ist veraltet und unsicher

In den 1970er Jahren war FTP DIE Software, mit der Unternehmen untereinander Dateien übertrugen. Damals war Sicherheit nicht das große Problem. Das Internet war noch jung und Worte wie „Hacking“ und „Datenleck“ hatten bei weitem keinen so erschreckenden Beiklang wie heute.

Zusammen mit der Anzahl der ausgetauschten Dateien – und den darin enthaltenen Informationen – stieg auch das Interesse am Hacking. FTP entstand zu einer Zeit, als Sicherheit noch nicht so notwendig war. Heute ist FTP nicht nur veraltet, sondern aufgrund fehlender Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Daten während der Übertragung auch unsicher. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Tatsache, dass FTP die Anmeldedaten aller Benutzer aufbewahrt und sie für alle, die den Netzwerk-Verkehr beobachten (also „Sniffer“), klar lesbar anzeigt.

Im Laufe der Jahrzehnte wurden bessere, sicherere Optionen für FTP eingeführt. Wenn Sie Ihre Daten während der Übertagung mit sicheren Verbindungen zwischen Servern schützen möchten, sollten Sie sich über Optionen für SFTP, FTPS, AS2 und HTTPS informieren.

2. FTP-Automatisierungssoftware kann mehr als nur Automatisierung

Mit automatischer Dateiübertragungssoftware allows users to schedule when files should be sent or retrieved between systems, users, trading partners, applications, or the cloud. This software is frequently used to manage recurrent file transfers, especially if a high volume of transfers is processed a day, to allow the prioritization of other business-critical tasks.

Aber Automatisierung kann mehr, als nur Dateien regelmäßig verschieben. Nutzt Ihr Unternehmen eine verwaltete Dateiübertragungslösung können Sie mithilfe der Automatisierung Ordner vor Ort und in der Cloud überwachen, per E-Mail oder SMS über Ereignisse informiert werden und Dateiübertragungsworkflows testen und debuggen.

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3. Wie sieht Ihr Budget aus? Die Preise von FTP-Automatisierungssoftware sind sehr unterschiedlich

Wenn Sie Software bewerten, dürfen Sie keinesfalls Ihr Budget aus den Augen verlieren. In Abhängigkeit vom Verkäufer, der Anzahl der benötigten Lizenzen, den gewünschten Zusatzfunktionen und der Größe Ihres Unternehmens variieren die Kosten für automatische Dateiübertragungssoftware von gratis über erschwinglich bis hin zu kostenintensiv.

Die Entscheidung über das Softwarebudget ist sehr individuell. Dieser Leitfaden für den Einkauf einer sicheren Dateiübertragungslösung enthält gute Tipps dazu, was Sie bei Ihrer Budgetplanung berücksichtigen sollten. Anhand der kostenfreien, druckbaren Checkliste, die darin enthalten ist, können Sie eine Reihe von Überlegungen auf Ihr Unternehmen anwenden und dann abhaken.

Verwandte Artikel: Was ist besser: Kostenfreie SFTP-Software oder SFTP-Software auf Enterprise-Level?

Kostenfreier FTP Client für Dateiübertragungen:

Haben Sie ein sehr geringes (oder kein) Budget und sind Sie sicher, dass FTP Ihre Anforderungen erfüllt? Dann bietet sich möglicherweise unser kostenfreier FTP-Server mit einer Client-Lösung für Dateiübertragungen an. Wir bieten eine kostenfreie Lizenz für unsere verwaltete Dateiübertragungslösung GoAnywhere MFT, mit der Benutzer auf unseren FTP-Server zugreifen können. Die perfekte Lösung für kleine Unternehmen, die keine sensiblen Dateien austauschen.

Mehr erfahren: Testen Sie unseren kostenfreien FTP-Client

4. Was brauchen Sie? FTP-Automatisierungssoftware kann einfach oder solide sein

Wie oben bereits erwähnt, kann Automatisierungssoftware einfach nur Ihre Dateiübertragungen automatisieren. In Abhängigkeit von den Anforderungen Ihres Unternehmens kann sie aber auch viel mehr. Bedenken Sie bei der Suche nach einer Lösung, ob auch andere Unternehmensbereiche von einem solideren Produkt zur Dateiübertragung profitieren würden:

• Müssen Sie Anforderungen wie PCI DSS oder HIPAA einhalten?
• Wäre es vorteilhaft, wenn Sie Ad-hoc-Dateien und -Pakete sicher per E-Mail verschicken könnten?
• Benötigen Sie eine nahtlose Integration für Cloud-Anwendungen oder -Ordner?
• Suchen Sie eine einfache Lösung, um Dateien mit internen Teams und Partnern zu teilen?
• Müssen Sie sichere Verbindungen zu Remote-Standorten und -Niederlassungen herstellen?
• Wären bessere Sicherheitseinstellungen für Benutzer und Administratoren für Ihr Unternehmen sinnvoll?

5. Die Open-Source-Frage

Sie erwägen für Ihr Unternehmen Open-Source-Software zur FTP-Automatisierung? Wer nur gelegentlich eine Datei überträgt oder keine sensiblen Informationen verschickt, die Branchen- oder Behördenstandards genügen müssen, für den scheint eine Open-Source-Lösung eine attraktive Option zu sein.

Bevor Sie und Ihr Unternehmen sich darauf fokussieren, müssen Sie aber wissen, was auf Sie zukommt. Open-Source-Software kann mit gutem Funktionsumfang, ständiger Unterstützung und Entwicklung durch die Community und der Anpassung an Ihre ganz spezifischen Anforderungen punkten.
Allerdings ist der Support nicht garantiert. Die Einrichtung der Tools kann zeitaufwändig werden und wenn Sie Ihre Umgebung zukünftig skalieren möchten, stoßen Sie eventuell schnell an Grenzen.

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Sie können natürlich ein FTP-Automatisierungstool mit Open-Source nutzen. Aber achten Sie unbedingt darauf, dass Sie vor der Implementierung wissen, worauf Sie sich einlassen. Die ganze Liste aller Vor- und Nachteile von Open-Source-Software finden Sie in diesem Blog.

Migration von FTP zu SFTP: So verbessern Sie die Sicherheit der Dateiübertragung

Egal, ob Sie regelmäßig 10 oder 10.000 Dateiübertragungen von Ihren Partnern erhalten: Den Abruf, die Entschlüsselung und die Verarbeitung der Dokumente manuell durchzuführen, kann lästig werden. Dieser Prozess ist nicht nur zeitintensiv, manuelle Arbeiten sind auch anfällig für Nutzerfehler und Sicherheitsschwachstellen. Häufig benötigen Sie andere Tools wie PC-Anwendungen, damit im Falle eines unerwarteten Unternehmens- oder Compliance-Audits die Nachverfolgbarkeit gegeben ist.

Wie so oft gibt es auch für die Verwaltung kleiner, mittlerer oder großer Dateiübertragungen bessere Lösungen. Und zwar handelt es sich dabei um die Implementierung von SFTP-Automatisierung.

So sieht ein Automatisierungs-Workflow aus

Stellen wir uns einmal vor, Sie richten einen Workflow ein, der jeden Dienstagmorgen um 8 Uhr die remote getätigten Einzahlungen eines SFTP-Handelspartners abruft.

Der Workflow greift zur richtigen Zeit über eine sichere SFTP-Verbindung auf einen sicheren Ordner im Netzwerk Ihres Partners zu und ruft die benötigten Dokumente ab. Befinden sich diese Dokumente in Ihrem Netzwerk, entschlüsselt der Workflow sie automatisch, übersetzt sie in die verschiedenen Dateiformate (z. B. CSV, EDI, XML) und legt sie in einen Ordner, wo Ihr Team sie dann bearbeiten kann.

In 3 Schritten zur SFTP-Automatisierung

Wenn Sie Ihre SFTP-Dateiübertragungen vereinfachen und die damit verbundenen manuellen Arbeiten überflüssig machen möchten, ist die SFTP-Automatisierung die perfekte Option für Sie. Befolgen Sie diese drei einfachen Schritte, um die Dateiübertragungen in Ihrem Unternehmen zu automatisieren.

1. Begeben Sie sich auf die Suche nach Automatisierungssoftware für die Dateiübertragung

Der beste Weg zur SFTP-Automatisierung in Ihrem Unternehmen, mit dem gleichzeitig auch Ihre Arbeitslast sinkt und hausgemachte Prozesse verschwinden, ist das Finden und Implementieren einer Automatisierungslösung für Dateiübertragungen. SFTP-Automatisierung geht häufig mit einer Lösung für die verwaltete Dateiübertragung (Managed File Transfer, MFT) wie GoAnywhere MFT einher. Sie können mit einem einzigen, zentralisierten Produkt Ihre SFTP- und andere sichere FTP-Konnektivität (einschließlich FTPS, AS2 und HTTPS) automatisieren.

2. Bewerten Sie die Software hinsichtlich der für Sie attraktiven Funktionen.

Nicht alle Lösungen mit automatisierter Dateiübertragung sind gleich. Bestimmen Sie bei der Bewertung der unterschiedlichen Produkte, welche Ihre Anforderungen am besten erfüllen. Achten Sie auf folgende Funktionen:

Workflow-Aufgaben:

Mit Aufgaben können Sie personalisieren, wie genau ein Projekt verläuft, nachdem es ausgelöst wurde. GoAnywhere enthält über 60 Aufgaben, mit denen Administratoren die Performance der Geschäftsprozesse steigern können. Angefangen bei Komprimierung über Datenübersetzung und E-Mails bis hin zu Loops: Die Aufgaben können innerhalb eines Projekts verknüpft werden und alle Aspekte der SFTP-Dateiübertragung automatisieren.

Integrierter Scheduler:

Höchstwahrscheinlich benötigen Sie für die Einrichtung Ihres SFTP-Automatisierungsprozesses eine Lösung, die ohne Skripte, Programmierung und anderes technisches Vorwissen auskommt. Die Einrichtung der SFTP-Automatisierung mit GoAnywhere ist intuitiv. Ein integrierter Scheduler ermöglicht Ihnen die Planung Ihrer automatisierten Dateiübertragungen. Kalender können so eingestellt werden, dass Ihre Projekte nicht mit Daten ausgeführt werden, die Sie ausschließen möchten (z. B. an bestimmten Wochentagen, Feiertagen, usw.).

Dateiüberwachung:

Mit der Dateiüberwachung erkennen Sie neue, geänderte oder gelöschte Dateien, die im SFTP- oder FTPS-Ordner eines Handelspartners abgerufen werden müssen. Sie scannt regelmäßig definierte Ordner und überwacht lokale Ordner auf Dateien, die intern von anderen Abteilungen bearbeitet werden müssen. Die Dateiüberwachung kann auch den Start eines Projekts auslösen, wenn neue Dateien gefunden werden, und Sie über Fehler während des Prozesses informieren. Auf Wiedersehen Handarbeit, hallo Einfachheit!

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3. Testen Sie die Software, um herauszufinden, ob Sie Ihnen hilft

Testen Sie die Software, um herauszufinden, ob Sie Ihnen hilft.
Wenn Sie eine SFTP-Automatisierungslösung gefunden haben und wissen, dass sie Funktionen bietet, mit denen Sie Ihren Dateiübertragungsprozess optimieren, testen Sie sie! Bei diesem Softwaretest sollten Sie auf Folgendes achten:

• Können neue SFTP-Dateiübertragungen einfach erstellt werden?
• Wie schnell können Sie eine neue Dateiübertragung ausführen?
• Können Sie mehrere Workflows für Dateiübertragungen parallel ausführen?
• Kann die Lösung für zukünftigen Automatisierungsbedarf skaliert werden?
• Können Sie unterbrochene SFTP-Dateiübertragungen problemlos wieder aufgreifen?