Lösungen für Dateisynchronisierung und -freigabe in Unternehmen

Lösungen für die Synchronisierung und Freigabe von Unternehmensdateien helfen Organisationen dabei, Mitarbeitenden, Partnern und externen Nutzern eine sichere Möglichkeit zur Zusammenarbeit zu bieten, ohne auf nicht verwaltete Filesharing-Tools für Verbraucher zurückzugreifen. 

Was ist die Synchronisierung und Freigabe von Unternehmensdateien (E.F.S.S.)?

enterprise file sync and share

EFSS (Enterprise File Syncing and Sharing) bezeichnet Software, mit der Unternehmen Dateien sowohl intern als auch extern effizient, flexibel und sicher synchronisieren und austauschen können. EFSS funktioniert in der Regel auf drei Arten:

  1. Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, gleichzeitig an Dateien zu arbeiten, während Versionen nachverfolgt, Zugriffe überwacht und Kommentare ermöglicht werden.
  2. Es werden eine oder mehrere Möglichkeiten angeboten, große Datenmengen per E-Mail zu versenden.
  3. Erstellen von freigegebenen Ordnern, auf die genehmigte Benutzer zugreifen können.

Lesen Sie weiter: Was ist EFSS?

Was ist eine Content-Collaboration-Plattform?

Der Begriff „Content-Collaboration-Plattform“ wird mitunter als Weiterentwicklung von EFSS verstanden. Er umfasst neben EFSS-Tools auch weitere Lösungen für die Zusammenarbeit. Beide Lösungen verfolgen letztlich das Ziel, die Zusammenarbeit an Inhalten und die Produktivität zu fördern. Sie ermöglichen es Unternehmen, die zahlreichen Informationen und Inhalte, die sie täglich austauschen, in einer einzigen Anwendung zusammenzuführen.

Lesen Sie weiter: Vorteile einer Plattform für die Zusammenarbeit an Inhalten

Vorteile von Tools für sichere Synchronisierung und Freigabe

Die meisten Tools, die Menschen in ihrem Alltag verwenden – wie E-Mail, Google Drive, Box und freigegebene iOS-Ordner, um nur einige zu nennen – werden den strengen Compliance-Anforderungen oder Sicherheitsstandards, die Unternehmen einhalten müssen, nicht gerecht. Zu den Vorteilen eines Upgrades auf eine sichere Lösung für die Dateifreigabe und Dateisynchronisierung gehören:

1. Erhöhte Sicherheit

Viele Kollaborationstools bieten eine gewisse Verschlüsselung. Es empfiehlt sich jedoch, eine Lösung zu wählen, die Sie bei der Einhaltung von Sicherheitsanforderungen wie PCI DSS, HIPAA und HITECH unterstützt. Behalten Sie die volle Kontrolle darüber, auf welche Inhalte Benutzer zugreifen können, und beschränken Sie, welche Benutzer auf welche Inhalte zugreifen können, um sicherzustellen, dass sensible Daten nur von den richtigen Personen eingesehen werden.

2. Effizienz

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern eine reibungslose Zusammenarbeit, ohne wertvolle Zeit mit der Suche nach Inhalten zu verschwenden. So können sie sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, statt sich mit organisatorischen Abläufen aufzuhalten. Der schnelle Informationsaustausch fördert die Transparenz und ermöglicht eine effizientere Lösung geschäftlicher Probleme.

3. Komfort & Flexibilität

Arbeiten Sie von überall. Greifen Sie von jedem Gerät aus auf Dateien auf Ihrem Server zu – auch mobil. Versenden Sie Ihre vertraulichen Daten ganz einfach – unabhängig von der Größe – so bequem wie eine E-Mail.

4. Überwachung

Überwachen Sie Aufrufe, Downloads und Freigaben, ganz zu schweigen von Benachrichtigungen, die Sie darüber informieren, wenn jemand versucht, auf etwas zuzugreifen, auf das diese Person nicht zugreifen sollte.

Lesen Sie weiter: Vorteile von EFSS >

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Risiken für Tools zur sicheren Zusammenarbeit

Obwohl bei der Verwendung sicherer Tools für Dateisynchronisierung und -freigabe tendenziell weniger Sicherheitsrisiken bestehen, sollten bei der Einrichtung geeignete Schutzmaßnahmen getroffen werden. Die beiden wichtigsten Risiken beim Teilen und der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien sind:

  1. Möglicher Verlust von Zugriff und Sicherheitskontrolle
    Stellen Sie bei der Verwendung von Cloud-Computing-Plattformen für die Dateifreigabe oder Zusammenarbeit sicher, dass die Plattform ausreichende Dateisicherheit bietet, um die Sicherheitspraktiken Ihres Unternehmens zu ergänzen.

  2. Unzureichende Verschlüsselung
    Jede Software, die Sie zum Teilen von Daten verwenden – innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation –, sollte Verschlüsselung bieten. Auch wenn die meisten dies tun, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählte Software umfassende Sicherheitskontrollen bietet, insbesondere wenn Sie strenge Compliance-Vorschriften einhalten müssen, wie im Einzelhandel, im Gesundheitswesen oder im Finanz- und Bankwesen.

Lesen Sie weiter: Benutzerfreigabe und Zusammenarbeit: Sicherheitsbedenken, Risiken und wie Sie sicher zusammenarbeiten.

Sichere Kollaborationstools von GoAnywhere

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GoDrive

Eine EFSS-Lösung für Ihre Mitarbeitenden und Handelspartner. Funktionen für die Zusammenarbeit umfassen Änderungsverfolgung, Kommentarfunktion, Auditierung, Medienanzeige und Benutzerzugriffskontrollen.

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Secure Mail

Versenden Sie große Dateien oder sensible Daten so einfach wie eine E-Mail. Verwenden Sie die browserbasierte Benutzeroberfläche oder das Outlook-Plugin, um Nachrichten und Anhänge sicher aus Ihrem Netzwerk zu versenden.

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Secure Folders

Zugriff auf Ihre wichtigen Ordner von überall. Legen Sie einfach Ordner in Ihrem Netzwerk fest, auf die autorisierte Webbenutzer zugreifen können, und legen Sie die Benutzerberechtigungen fest.

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Secure Forms

Ermöglichen Sie Endbenutzern, benutzerdefinierte Formulare auszufüllen und Eingaben automatisch mit GoAnywhere-Workflows zu verarbeiten.

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Häufig gestellte Fragen

Sichere Lösungen für die Zusammenarbeit, wie beispielsweise MFT, lassen sich in gängige Verzeichnisdienste für Unternehmen wie Active Directory (AD) oder Azure AD integrieren, um eine zentrale Identitätsverwaltung zu ermöglichen, Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen und den Benutzerzugriff zu vereinfachen. Diese Integration stellt sicher, dass Kollaborationsplattformen den Governance- und Compliance-Anforderungen des Unternehmens entsprechen. So funktioniert es:

1. Zentralisierte Authentifizierung und Single Sign-On (SSO)

  • Tools stellen mithilfe der Protokolle LDAP, SAML oder OAuth eine Verbindung zu Unternehmensverzeichnissen her.
  • Benutzer authentifizieren sich mit ihren bestehenden Unternehmensanmeldedaten, wodurch SSO über Kollaborationsplattformen wie SharePoint, Teams oder EFSS-Systeme hinweg ermöglicht wird.
  • Dadurch entfällt die Notwendigkeit separater Logins und der Passwort-Wildwuchs wird reduziert.

2. Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)

  • Die Integration ermöglicht die Zuordnung von Verzeichnisgruppen und Rollen zu Berechtigungen für die Zusammenarbeit.
  • So können z. B. AD-Sicherheitsgruppen festlegen, wer in sicheren Umgebungen für die Zusammenarbeit Dateien anzeigen, bearbeiten oder freigeben kann.
  • Granulare Kontrollen stellen sicher, dass sensible Daten nur autorisierten Benutzern zugänglich sind.  

3. Automatisierte Provisionierung und Deprovisionierung

  • Wenn Mitarbeitende hinzukommen oder ausscheiden, wird ihr Zugriff auf Tools für die Zusammenarbeit automatisch anhand von Änderungen im Verzeichnis aktualisiert.
  • Dies reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand und mindert die Risiken verwaister Konten.  

4. Richtliniendurchsetzung und Compliance

  • DLP für Unternehmen (Data Loss Prevention) und Aufbewahrungsrichtlinien gelten einheitlich über integrierte Plattformen hinweg.
  • Die Integration stellt sicher, dass Audit-Trails und Aktivitätsprotokolle für die Compliance mit DSGVO, HIPAA und anderen Vorschriften zentralisiert bleiben.  

5. Zero Trust und bedingter Zugriff

  • Moderne Integrationen nutzen Prinzipien der Zero-Trust-Dateiübertragung und überprüfen jede Zugriffsanforderung anhand von Verzeichnisrichtlinien.
  • Bedingter Zugriff kann MFA erzwingen oder den Zugriff basierend auf Geräte-Compliance oder Standort einschränken.  

6. Nahtloses Benutzererlebnis

  • Benutzer arbeiten in vertrauten Tools (z. B. Microsoft 365, OneDrive, Box) zusammen, ohne zusätzliche Portale oder Workflows.
  • Die Daten verbleiben im Enterprise-Tenant, wodurch Duplikate vermieden werden und die Governance gewahrt bleibt.  

Auf EFSS-Plattformen wird eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) eingesetzt, um sicherzustellen, dass nur berechtigten Personen die jeweils erforderlichen Zugriffsrechte auf die entsprechenden Inhalte gewährt werden. Nicht mehr und nicht weniger. Die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) in EFSS umfasst vier Ebenen:

  1. Authentifizierung und Identitätsquelle: EFSS-Tools werden an die Identitätsanbieter des Unternehmens (z. B. Active Directory/LDAP, SAML, OAuth) angebunden, sodass sich Benutzer mit ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten anmelden können. Dadurch wird die Identitätsverwaltung zentralisiert und die gruppenbasierte Berechtigungsvergabe ermöglicht, auf der RBAC basiert. Bei MFT werden mehrere Anmeldemethoden unterstützt.  
  2. Rollendefinitionen (Admin & Endbenutzer): EFSS-Plattformen verfügen über vordefinierte administrative Rollen wie Auditor, Partner Manager, Product Admin, Resource Manager, Security Officer usw. und ermöglichen benutzerdefinierte Rollen mit granularen Berechtigungen. Administratoren können jedem Admin-Benutzer oder jeder Admin-Benutzergruppe eine oder mehrere Rollen zuweisen. Diese Struktur regelt, was ein Administrator konfigurieren kann (Richtlinien, Speicher/Backends, Freigaben, Berichterstellung), während Endbenutzerrollen Aktionen wie Anzeigen, Bearbeiten, Freigeben, Herunterladen, Synchronisieren und die externe Zusammenarbeit steuern.  
  3. Richtlinienzuordnung zu Verzeichnisgruppen: RBAC ist in der Regel gruppenzentriert: EFSS ordnet Verzeichnissicherheitsgruppen Plattformrollen und Ressourcenberechtigungen zu. Das bedeutet: Wenn ein Benutzer die Abteilung wechselt, ändern sich seine EFSS-Berechtigungen automatisch durch Aktualisierungen der Gruppenmitgliedschaft – was manuelle Berechtigungsänderungen und das Audit-Risiko verringert.  
  4. Geltungsbereich und Segmentierung: Um übermäßige Zugriffsberechtigungen zu verhindern, unterstützen EFSS-Dienste häufig einen domänenbasierten Zugriff (oder eine Segmentierung nach Mandanten bzw. Bereichen). Die Verwaltungsrechte von Administratoren können auf bestimmte Sicherheitsdomänen beschränkt werden, sodass sie keinen Einblick in andere Bereiche haben. Ebenso können Endbenutzer nur die Ordner und Projekte einsehen, für die sie aufgrund ihrer Rolle berechtigt sind. Diese Segmentierung ist entscheidend für die Umsetzung des Prinzips der geringsten Rechte (Least Privilege), die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und den Einsatz in Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen.  

Unternehmen sollten nach Lösungen für die Dateifreigabe suchen, die Folgendes umfassen: 

  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand (AES-256, SSL/TLS).
  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) zur Durchsetzung von Berechtigungen nach dem Least-Privilege-Prinzip.
  • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Benutzer- und Administratorkonten.
  • Umfassende Audit-Protokollierung für Compliance und die Nachverfolgung von Vorfällen.
  • Data Loss Prevention (DLP) und Durchsetzung von Richtlinien zur Verhinderung der unbefugten Weitergabe.
  • Sichere Protokolle wie SFTP, FTPS und HTTPS.
  • Granulare Freigabekontrollen (Ablaufdaten, Passwortschutz, Downloadbeschränkungen).
  • Unterstützung bei der Compliance für Vorschriften wie HIPAA, DSGVO und PCI DSS. 

Enterprise-File-Sharing-Plattformen unterstützen die Compliance durch die Implementierung von Sicherheits- und Governance-Funktionen, die auf Vorschriften wie HIPAA, DSGVO und PCI DSS abgestimmt sind. Zu den wichtigsten Kontrollmaßnahmen gehören:

  • Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand.
  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) zur Durchsetzung des Prinzips der geringsten Berechtigungen.
  • Detaillierte Audit-Protokollierung zur Nachverfolgung von Benutzeraktivitäten und zum Nachweis der Compliance.
  • Durchsetzung von Richtlinien zur Datenaufbewahrung, zu Freigabebeschränkungen und zur Verhinderung von Datenverlusten.

GoAnywhere stärkt die Compliance gezielt durch:

  • Integrierte Compliance-Vorlagen für HIPAA, DSGVO und PCI DSS.
  • Zentrale Audit-Trails und Berichterstellung für aufsichtsrechtliche Prüfungen.
  • Sichere Protokolle (SFTP, FTPS, HTTPS) und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
  • Automatisierte Workflows, um menschliche Fehler zu reduzieren und einheitliche Sicherheitsstandards aufrechtzuerhalten. 

Tools zur Dateifreigabe für Privatanwender (z. B. Dropbox, Google Drive) sind für den persönlichen Gebrauch konzipiert. Diese Tools legen Wert auf Komfort und einfache Dateifreigabe, verfügen jedoch häufig nicht über erweiterte Sicherheits-, Compliance- und zentrale Verwaltungsfunktionen. Die Zugriffskontrollen sind grundlegend, und die Auditierung ist minimal.

Lösungen für Enterprise File Synchronization and Share (EFSS) hingegen sind gezielt für Geschäftsumgebungen konzipiert. Sie bieten:

  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)  
  • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
  • Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand.
  • Detaillierte Audit-Protokolle zur Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA, DSGVO und PCI DSS.
  • Integration mit Unternehmensverzeichnissen (z. B. Active Directory) zur zentralen Identitätsverwaltung.
  • Richtliniendurchsetzung für Datenaufbewahrung, Weitergabebeschränkungen und Governance.

GoAnywhere EFSS bietet sichere Dateifreigabe mit granularen Berechtigungen, Compliance-Vorlagen und automatisierten Workflows – Funktionen, die in Tools für Privatanwender normalerweise nicht zu finden sind.

Dies erhöht die Relevanz für Käufer von Dateifreigabelösungen für Unternehmen, die Verzeichnisintegration und Zugriffskontrolle evaluieren. 

EFSS-Systeme konzentrieren sich auf die sichere Dateisynchronisierung, -freigabe und Zusammenarbeit für Benutzer und Teams. MFT konzentriert sich auf sichere, automatisierte Dateiübertragungen zwischen Systemen, Anwendungen, Benutzern und Handelspartnern. GoAnywhere unterstützt sowohl die sichere Zusammenarbeit als auch Workflows für Managed File Transfer. 

Ja. EFSS-Dienste können eine sichere Zusammenarbeit mit Kunden, Anbietern, Auftragnehmern und Handelspartnern unterstützen, wenn Zugriffskontrollen, Berechtigungen, Ablaufregeln und Audit-Protokolle korrekt konfiguriert sind. 

Weiterführende Literatur

Dateien sicher mit GoAnywhere Managed File Transfer übertragen

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