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15 maneras en las que Secure Forms puede ayudarlo a recibir y gestionar grandes volúmenes de documentos

Proveedores, empleados, clientes y socios de Negocio intercambian una gran cantidad de documentos todos los días. A menudo lo hacen por diversos medios, tales como correo, email, aplicaciones de mensajería como Skype, softwares de almacenamiento compartido de archivos como Dropbox o Google Drive y más. Si bien los documentos son una realidad ineludible para empresas y organizaciones, manejarlos y monitorearlos correctamente puede ser una tarea abrumadora.

La buena noticia es que hay una forma de evitar el caos que generan los grandes volúmenes de documentos: usar GoAnywhere Secure Forms.

Secure Forms es un módulo de GoAnywhere MFT que le permite crear formularios seguros personalizados y enviarlos a terceros a través de enlaces públicos o privados.

Con esta solución puede olvidarse de los documentos en papel, ya que los archivos pueden cargarse directamente en cada formulario y enviarse en forma encriptada de inmediato, para garantizar que la información confidencial no corre ningún riesgo. Además, la información que recibe a través de los formularios se procesa de forma automatizada y siguen su curso de acuerdo a sus necesidades y worflows. ¡Así de fácil!

¿Cómo cómo funciona Secure Forms?

Supongamos que necesita recibir facturas de sus proveedores. En lugar de recibirlas por correo o email (que puede ser poco confiable) usted podría usar Secure Forms para obtener los documentos de forma segura y centralizada.

El proceso desde la solicitud de un documento hasta su recepción sería el siguiente:

  1. Usted crea un formulario seguro con campos personalizados para obtener la información que necesita de sus proveedores.
  2. Los proveedores acceden al formulario a través de una URL que usted les envía por correo electrónico. La URL puede ser pública o privada, usted controla quién puede ver el formulario.
  3. Los proveedores completan la información que se les solicita y cargan las facturas en el formulario mediante una interfaz tipo drag and drop.
  4. Los archivos adjuntos se cargan y son asegurados con encriptación AES-256 bit.
  5. Al enviar el formulario completo se dispara un workflow y la factura se procesa.
  6. Las facturas procesadas se distribuyen de forma automática al departamento de Finanzas para su aprobación y pago.

Así es como se ve un formulario seguro de Secure Forms:

¿Suena demasiado fácil? ¡Lo es!

Si quiere conocer más, a continuación encontrará 15 formas en las que el módulo Secure Forms de GoAnywhere MFT puede ayudarlo a evitar el caos que genera recibir grandes volúmenes de documentos y cómo simplificar sus procesos de Negocio:

  1. Los formularios seguros pueden configurarse como privados. Esto requerirá que los usuarios inicien sesión con un nombre de usuario y contraseña autorizados antes de poder acceder al formulario.
  2. Alternativamente, los formularios seguros pueden configurarse como públicos para que pueda acceder un usuario anónimo tan sólo teniendo la URL.
  3. Los formularios seguros son personalizables por completo. Usted tiene la libertad de cambiar los campos que desee, las etiquetas y los componentes de carga de archivos para controlar los datos que le proporcionan los usuarios.
  4. Puede configurar los formularios para que tengan un mensaje personalizado y le envíen al usuario archivos descargables (por ejemplo, un PDF con instrucciones de uso).
  5. Los formularios seguros pueden incluir valores predeterminados, información de ayuda y campos personalizados.
  6. En el formulario se puede adjuntar cualquier tipo de archivo y asegurarlo con encriptación AES-256 bit.
  7. Cada formulario conserva un registro histórico. Esto permite a los administradores ver cuándo se completó el formulario, quién lo hizo y cuáles fueron las respuestas.
  8. Secure Forms incluye soporte completo SOAP y REST, para que los usuarios puedan completar los formularios desde otras aplicaciones, así como también desde una URL.
  9. Usted puede configurar el tipo, tamaño y número máximo de archivos que permite adjuntar.
  10. El módulo Secure Forms se integra con el módulo Advanced Workflows de GoAnywhere. Esta integración permite simplificar y automatizar el procesamiento de datos y archivos, tanto enviados como recibidos.
  11. Puede utilizar los formularios para recopilar cualquier tipo de información: facturas, pedidos de clientes, respuestas de encuestas de empleados, votos, información de pacientes y mucho más. Esta capacidad le da a las organizaciones flexibilidad y Seguridad.
  12. El software incluye la opción de notificar por correo electrónico o SMS cada vez que se complete un formulario.
  13. Asimismo, también permite convertir los datos recibidos. Por ejemplo, un usuario puede cargar un archivo Excel, que luego puede ser traducido a XML o cargarse en una base de datos de forma automática.
  14. Los formularios seguros de Secure Forms se pueden integrar en su página web para facilitar el uso por parte de sus clientes o proveedores.
  15. Los formularios se pueden guardar como borradores. Esto permite a los usuarios guardar su trabajo y completarlo más tarde, según les quede más cómodo.

 

Aprenda más de este módulo de GoAnywhere MFT en este video, que lo tiene como tema principal:

WATCH THE WEBINAR

¿Es cliente de GoAnywhere? El módulo Secure Forms está incluido en su licencia. Si desea probarlo, contáctese con su representante comercial para habilitar el módulo.

¿Le interesa Secure Forms o busca una solución diferente? Explore la lista completa de módulos de GoAnywhere aquí.

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