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¿Cómo puede simplificar los procesos de Negocio una solución EDI?

EDI Working to Simplify Processes


¿Qué es EDI?

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI o Electronic Data Interchange) es una tecnología o formato de archivo plano que dos o más socios de Negocio pueden utilizar para enviar y recibir transacciones comerciales. Es una solución sencilla y segura que se puede utilizar para simplificar y automatizar los procesos de Negocio. Es conocida por ayudar a las organizaciones a mejorar la gestión de pedidos y el envío de mercancías.

Normalmente, el intercambio de documentos en formato EDI se realiza entre dos organizaciones diferentes. Un proceso automatizado habitual es el intercambio de órdenes de compra y facturas. Por ejemplo, la Compañía A compra bienes a la Compañía B. “A” enviará las órdenes de compra a “B” quien, más tarde, enviará las facturas y los comprobantes de envío a “A”.

Una vez preparado un documento, se puede traducir y enlazar para transmitir los documentos EDI adecuados a través de una conexión EDI directa entre dos puntos, usando un protocolo de Internet seguro. EDI utiliza distintos protocolos para garantizar el intercambio seguro de los documentos, desde tecnologías establecidas desde hace mucho tiempo, como FTP, hasta EDI basado en web a través de AS2 y sistemas basados en API como AS4, entre otros.

EDI: cómo puede simplificar los procesos de Negocio

La mayoría de los socios de Negocio que intercambian archivos EDI tienen requisitos específicos de su sector que deben aplicarse a su traducción a este formato. El sector sanitario, las empresas minoristas y las de logística suelen intercambiar documentos que cumplen con el estándar EDI. Sin embargo, también es útil para áreas tales como educación superior, tecnología, banca y finanzas, por ejemplo.

Algunas de las muchas formas en que una solución EDI puede simplificar los procesos de Negocio son:

EDI ahorra tiempo y dinero

EDI reemplaza las comunicaciones B2B manuales (correo electrónico, correo postal y fax) por un intercambio de datos automatizado, lo que permite ahorrar tiempo y dinero. De hecho, puede acelerar los ciclos de Negocio en más del 60 por ciento.

El método tradicional de intercambio de transacciones de Negocio típicas es lento y costoso, e implica tener que enviar y recibir datos por correo electrónico y registrar manualmente la información. Este sistema en papel puede retrasar todo el proceso días o semanas.

Eliminar el papel también permite reducir los gastos del proceso (impresión, archivo, envío postal, etc.). Esto supone para las organizaciones un ahorro general de más del 35% en costos de transacción.

Lectura relacionada: ¿Qué es EDIFACT?

EDI elimina las variaciones empresa-a-empresa

EDI ofrece a los sistemas informáticos de los distintos socios de Negocio la posibilidad de hablar un idioma común y sencillo.

EDI puede ayudar a múltiples sectores

EDI gestiona numerosos tipos de transacciones todos los días: no solo ayuda con la gestión de pedidos, la programación y confirmación de envíos, y el seguimiento de mercancías, ¡puede hacer mucho más!

Puede ayudar al sector sanitario con el intercambio de información sobre la salud del paciente, el procesamiento de seguros médicos y el intercambio de información sobre recetas. También puede ayudar al sector contable a generar facturas y proporcionar registros de auditoría. Y puede ayudar al sector aeronáutico con el intercambio de la información del vuelo, los registros de nombres de pasajeros y el cumplimiento de normas y estándares internacionales.

EDI reduce el número de errores

El uso de una solución EDI puede ayudar a eliminar del 30% al 40% de los riesgos que plantea el uso del papel y el correo electrónico. Además de los errores producidos por la entrada manual de datos, probablemente se puedan evitar otros errores humanos, por ejemplo, faxes ilegibles y escritura a mano, pedidos incorrectamente anotados o errores al teclear, y pedidos o cartas perdidas. Todos ellos son errores costosos que podrían eliminar o alargar el proceso de pedido y el tiempo necesario para hacer el trabajo de principio a fin.

También ofrece visibilidad en tiempo real del estado de las transacciones, para poder tomar decisiones más rápidamente y responder mejor a los errores y las necesidades del cliente.

Lectura relacionada: EDI: Intercambio Electrónico de Datos

Beneficios para el medio ambiente

EDI no solo ayuda a simplificar los procesos de Negocio; también ofrece beneficios para el medio ambiente. Al reemplazar los procesos en papel por alternativas electrónicas, EDI permite reducir el volumen de residuos y promover la sostenibilidad. Como EDI aumenta la eficiencia operativa, se producen menos errores y, por consiguiente, también se consume menos energía.

¿Cómo funciona GoAnywhere MFT con EDI?

Con GoAnywhere, las organizaciones que necesitan traducir los archivos a formato EDI pueden leer, escribir, mapear y mover fácilmente los archivos X12 y XML (formatos muy utilizados en EDI) entre las distintas bases de datos.

Las funcionalidades EDI integradas de GoAnywhere, permiten centralizar la encriptación y traducción de los datos directamente en el producto. No se requiere ninguna otra herramienta.

Este enfoque integral ayuda a ahorrar el tiempo y los costos que normalmente hacen falta para codificar los mapas de datos. Las otras funciones de encriptación, automatización y generación de reportes de auditoría de GoAnywhere trabajan junto con la traducción de archivos a formato EDI para garantizar que sus datos estén protegidos y optimizados de forma ininterrumpida.

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